TrimBaas
Privacy bij TrimBaas
Je salondata en klantgegevens verdienen duidelijke afspraken.
Welke gegevens we gebruiken
We verwerken account-, salon- en gebruiksgegevens die nodig zijn om TrimBaas te leveren, beveiligen en ondersteunen. Klant- en hondgegevens blijven gekoppeld aan jouw salonomgeving.
Doelen en grondslagen
Account-, salon-, klant- en hondgegevens gebruiken we om de overeenkomst uit te voeren. Beveiligingslogging verwerken we vanwege ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen. Marketingberichten sturen we na toestemming of, waar wettelijk toegestaan, over onze eigen gelijksoortige dienst aan bestaande klanten. Ieder marketingbericht bevat een eenvoudige, kosteloze afmeldmogelijkheid. Niet-noodzakelijke analytics gebruiken we alleen na toestemming. We verkopen geen persoonsgegevens.
Google Analytics en toestemming
Na jouw keuze voor ‘Analytics accepteren’ laden we Google Analytics. We gebruiken dit om geaggregeerd te begrijpen welke pagina’s helpen en waar bezoekers vastlopen. Advertentieopslag, advertentiepersonalisatie en advertentiegebruik blijven uitgeschakeld. Je keuze wordt maximaal 180 dagen lokaal in je browser bewaard en is via ‘Cookievoorkeuren’ te wijzigen.
Gekoppelde Google Agenda
Een salon kiest zelf welke agenda de beschikbaarheid beïnvloedt. Standaard verwerkt TrimBaas alleen de kalenderlijst en bezette tijdvakken; een extern moment verschijnt dan als “Bezet”. Alleen wanneer de salon expliciet kiest voor “Afspraaktitels in TrimBaas tonen”, vragen we voor die Google-gebruiker de aanvullende leestoestemming calendar.events.readonly en bewaren we ook de afspraaktitel. Omschrijvingen, locaties, deelnemers en bijlagen nemen we niet over. TrimBaas kan via deze koppeling geen Google-afspraken maken, wijzigen of verwijderen. De keuze kan later worden ingetrokken; opgeslagen titels worden dan gemaskeerd en Google Agenda moet opnieuw met de beperktere toestemming worden verbonden.
Google-gegevens, ontvangers en delen
Google Agenda-gegevens worden alleen binnen TrimBaas en door onze hosting- en infrastructuurverwerkers verwerkt voor het aanbieden en beveiligen van de agendakoppeling. We delen deze gegevens niet met advertentie-, analytics-, betaal-, communicatie- of AI-leveranciers. We verkopen Google-gebruikersgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties, profilering of andere doelen. Verstrekking vindt alleen plaats wanneer de gebruiker daar uitdrukkelijk opdracht toe geeft of wanneer een wettelijke verplichting dit vereist. Onze verwerkers mogen gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken en zijn contractueel gebonden aan passende vertrouwelijkheid en beveiliging.
Google-gegevens en kunstmatige intelligentie
De AI-functies van TrimBaas zijn technisch en functioneel gescheiden van Google Workspace-gegevens. Ruwe, geaggregeerde en afgeleide Google Agenda-gegevens worden niet naar OpenAI, onze zelfgehoste Ollama-modellen of andere AI- of machinelearningdiensten gestuurd en worden niet gebruikt om algemene of gespecialiseerde AI- of machinelearningmodellen te maken, trainen of verbeteren. Snuffel verwerkt uitsluitend gecontroleerde TrimBaas-productkennis. Andere optionele AI-functies, zoals herkenning van een inkoopfactuur of foto, ontvangen geen Google Agenda-gegevens. Het gebruik van informatie ontvangen via Google Workspace API’s voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Beveiliging van Google-gegevens
We beschermen Google Agenda-gegevens met versleutelde HTTPS-verbindingen, tenantisolatie, rolgebaseerde toegangscontrole en minimale OAuth-rechten. OAuth-tokens en andere agenda-inloggeheimen worden versleuteld in de database opgeslagen met afzonderlijk beheerde sleutels. Toegang is beperkt tot bevoegde processen en medewerkers voor beheer, beveiliging en ondersteuning. We gebruiken beveiligingslogging, monitoring, back-ups, updates en periodieke toegangscontroles om misbruik en verlies te voorkomen. Bij ontkoppeling trekken we waar mogelijk de toestemming bij Google in en verwijderen we lokale tokens, cache en technische koppelgegevens. Geen enkele beveiligingsmaatregel sluit ieder risico volledig uit; bij een relevant incident handelen we volgens onze incidentprocedure en wettelijke meldplichten.
Bewaartermijnen
Beveiligings- en technische logs bewaren we in beginsel 30 dagen, tenzij onderzoek naar een incident langer nodig is. Een onbevestigde wachtlijstinschrijving wordt na 30 dagen verwijderd; na afmelding verwijderen we het adres uiterlijk binnen 30 dagen.
Een gedeactiveerde tenant wordt na 90 dagen technisch beperkt. Operationele klantprofielen die 24 maanden gedeactiveerd zijn, worden geanonimiseerd. Facturen, betalingen, btw- en financiële momentopnamen blijven minimaal 7 jaar bewaard wanneer de fiscale bewaarplicht dat vereist. Daardoor verdwijnen contactgegevens zonder historische financiële rapporten of boekhoudkundige relaties stuk te maken.
Overige ontvangers en doorgifte
Voor andere onderdelen van TrimBaas gebruiken we zorgvuldig gekozen verwerkers voor hosting, e-mail, betalingen, communicatie en — na toestemming — Google Analytics. Deze diensten krijgen niet automatisch toegang tot Google Agenda-gegevens. Waar andere persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt, gebruiken we een passend doorgiftemechanisme en aanvullende afspraken. Een actuele verwerkerslijst is opvraagbaar via privacy@trimbaas.nl.
Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, export, beperking of verwijdering en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Toestemming kun je altijd intrekken. Mail privacy@trimbaas.nl; we verifiëren zo nodig eerst je identiteit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verantwoordelijkheden
Voor gegevens die een trimsalon over eigen klanten en honden invoert, is de salon doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en is TrimBaas verwerker. Voor accountbeheer, beveiliging en de openbare websites is TrimBaas zelf verantwoordelijk. Voor zakelijke ingebruikname sluiten we een verwerkersovereenkomst.